Przetwarzanie danych osobowych kontrahentów i innych osób w zakresie relacji B2B

Cel i podstawa prawna przetwarzanych danych

Dane przetwarzane są w celu realizacji umowy, przeprowadzenia zgodnych z prawem rozliczeń a także w celu ewentualnego dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami. Podstawą prawną przetwarzanie są więc Art. 6 ust. 1 lit. B, C i F RODO.
Jeśli kontrahent przekazuje naszej spółce dane osobowe swoich pracowników, na przykład w celu realizacji usług, bądź pracownika z innych przyczyn oddelegowanego do współpracy z TV TOYA Sp. z o.o., to przetwarzanie tych informacji jest niezbędne do zrealizowania naszego prawnie uzasadnionego interesu, podstawowego prawa każdego przedsiębiorstwa, czyli prowadzenia działalności gospodarczej.

Uzasadniony interes Administratora

Nie ma możliwości funkcjonowania na rynku bez wchodzenia w interakcję z otoczeniem zewnętrznym, bez budowania relacji z przedstawicielami innych firm, bez ciągłych kontaktów pracowników z innymi osobami, więc w tym przypadku uzasadnionym interesem jest samo prowadzenie działalności gospodarczej zgodnie z zasadami wolności gospodarczej przez osoby będące właścicielami spółki. Administrator danych posiada również prawnie uzasadniony interes zarówno w dochodzeniu swoich praw jak i w obronie przed niesłusznymi roszczeniami podniesionymi względem Spółki. Czynności związane z dochodzeniem i obroną przed roszczeniami są podstawowymi czynnikami wspierającymi prowadzenie działalności gospodarczej, a więc czynności takie mają pokrycie w Art. 16 Europejskiej Karty Praw Podstawowych.

Komu udostępniamy dane osobowe kontrahentów

Poza administratorem dostęp do danych mogą mieć wyłącznie firmy serwisujące oprogramowanie służące do obsługi rachunków lub podmioty do tego upoważnione na podstawie innych przepisów (np. izba skarbowa, radcy prawni lub rewidenci finansowi).
Kontakt do kontrahentów lub ich pracownikach, zwłaszcza jeśli są oni naszymi klientami, może w trybie powierzenia zostać przekazany naszym podwykonawcom.

Jak długo przetwarzamy dane kontrahentów

Stosownie do przepisów art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej, podatnicy przechowują księgi podatkowe i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przy czym zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (por. art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej). Oznacza to więc, że podatnicy są zobowiązani do przechowywania ksiąg podatkowych oraz związanych z ich prowadzeniem dokumentów i ewidencji (na przykład dla celów VAT) przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Termin przechowywania może zostać wydłużony w przypadku gdy bieg terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego nie rozpocznie się, ulegnie zawieszeniu bądź zostanie przerwany (zob. art. 68-71 Ordynacji podatkowej).
Dane osób kontaktowych ze strony klientów będziemy przechowywali w czasie obowiązywania umowy, do czasu wniesienia przez nich sprzeciwu lub uzyskaniu od klienta informacji o zmianie osoby kontaktowej. Inne dane są przetwarzane do czasu osiągniecia celu przetwarzania (np. zakończenia projektu), a gdy osiągnięcie celu przetwarzania danych osobowych nie jest procesem który można zakończyć w konkretnym terminie dane z tego zbioru są przetwarzane do czasu w którym osoba której dane dotyczą wniesie sprzeciw dotyczący przetwarzania danych lub dane te z innego powodu staną się bezużyteczne.

Uprawnienia przysługujące kontrahentom

Osoby których dane dotyczą mają prawo do żądania od TV TOYA Sp. z o.o. dostępu do danych osobowych które ich dotyczą i żądania ich sprostowania lub w uzasadnionych przypadkach zgłoszenia sprzeciwu lub ograniczenia przetwarzania.

Prawo do ograniczenia przetwarzania.

Podczas składania wniosku o ograniczenie przetwarzania należy wskazać powód ograniczenia. Zgodnie z RODO ograniczenie przetwarzania może mieć miejsce jedynie w kilku przypadkach:

• w przypadku zakwestionowania prawidłowości danych,
• w przypadku zakwestionowania zgodności z prawem przetwarzana danych,
• w przypadku gdy osoba, której dane dotyczą żąda ograniczenia przetwarzania powołując się na konieczność pozostawienia swoich danych w TV TOYA w celu ustalania, dochodzenia lub obrony roszczeń, a przesłanka prawna do przetwarzania przestaje obowiązywać. W takiej sytuacji to osoba żądająca ograniczenia danych musi wykazać, że dane te są jej potrzebne właśnie w tym celu.

Prawo do usunięcia danych

Dotyczy ono sytuacji, gdy dane nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane.
Z powyższych praw kontrahenci mogą skorzystać składając wniosek poprzez dowolny kanał komunikacji. W ciągu miesiąca TV TOYA Sp. z o.o. poinformuje o sposobie załatwienia sprawy lub o konieczności przedłużenia tego terminu maksymalnie o kolejne dwa miesiące (np. z powodu skomplikowanego charakteru żądania lub dużej liczby zgłoszeń).

Automatyczne podejmowanie decyzji

TV TOYA Sp. z o.o. nie poddaje danych kontrahentów zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji w tym profilowaniu które mogłoby wywoływać wobec nich skutki prawne lub istotnie na nich wpływać

Czy podanie danych jest obowiązkowe?

Konieczność zbierania danych osobowych kontrahentów w celu prowadzenia rozliczeń wymagane jest przez Art. 106e ustawy o VAT i Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur rozszerzone o inne informacje które są pomocne w obsłudze FV np. dane kontaktowe i informacje dotyczące sposobów płatności.

English:

Purpose and legal basis of the processing

The data is processed for the purpose of agreement performance, lawful billing and for the purposes of exercising legal claims or defence against claims. The legal basis for processing is therefore Article 6(1)(B), (C) and (F) of the GDPR (General Data Protection Regulation).
If a counterparty provides our company with personal data of their employees, for example for the purpose of realization services, TV TOYA Sp. z o.o., the processing of this information is necessary to pursue our legitimate interest, a fundamental right of every company, i.e. to conduct business activity.

Legitimate interest of the Controller

It is not possible to operate on the market without interacting with the external environment, without building relationships with representatives of other companies and without continuous contact of employees with other people, therefore in this case a legitimate interest is conducting business activity itself in accordance with the principles of economic freedom by persons being the owners of the company. The data Controller also has a legitimate interest both in asserting their rights and in defending themselves against unjustified claims made against the Company. Actions related to exercising legal claims and defence of claims are fundamental factors supporting the conduct of business activity, therefore such actions are covered by Article 16 of the Charter of Fundamental Rights of the European Union.

Who do we share the counterparties’ data with?

In addition to the Controller, only companies servicing account software or entities authorised to do so under other regulations (e.g. the tax chamber, attorneys-at-law or financial auditors) may have access to the data.
Contact with counterparties or their employees, especially if they are our customers, can be delegated in the conferring mode to our subcontractors.

How long we process the counterparties’ data

Pursuant to the provisions of Article 86 § 1 of the Tax Ordinance Act, taxpayers shall store their tax books and related documents until the expiry of the limitation period for tax liabilities. At the same time, the tax liability becomes time-barred with the lapse of 5 years, counting from the end of the calendar year in which the deadline for tax payment expired (cf. Article 70 § 1 of the Tax Ordinance Act). This means that taxpayers are obliged to store their tax books and related documents and records (e.g. for VAT purposes) for the period of 5 years, counting from the end of the calendar year in which the deadline for tax payment expired. The period of storage may be extended if the limitation period for a tax liability does not start, is suspended or is interrupted (see Articles 68-71 of the Tax Ordinance Act).
We shall retain the details of our customers' contact persons during the term of the agreement, until they object or the customer informs us of a change of a contact person. Other data is processed until the purpose of the processing is achieved (e.g. the project is completed), and when the achievement of the purpose of the processing of personal data is not a process that can be completed within a specific period of time, the data from this filing system is processed until the data subject objects to the processing or the data becomes useless for another reason.

Rights of the counterparties

Data subjects have the right to request access to their personal data from TV TOYA Sp. z o.o. and to request their rectification or, in justified cases, to object or restrict the processing.

Right to restrict the processing

When requesting a restriction of processing, the reason for the restriction shall be indicated. According to the GDPR, a restriction of processing can only take place in a few cases:

• if the accuracy of the data is contested,
• if the lawfulness of the data processing is contested,
• if the data subject requests a restriction of the processing by invoking the need to leave their data at TV TOYA in order to establish, exercise or defend their legal claims and the legal prerequisite for processing ceases to apply. In such a situation, the person requesting the data restriction must demonstrate they need the data for this very purpose.

Right to erase data

It concerns situations where data is no longer necessary for the purposes for which it was collected.
The above-mentioned rights may be exercised by submitting an application through any communication channel. Within one month TV TOYA Sp. z o.o. shall notify about the way the issue has been handled or the need to extend the deadline for a maximum of two successive months (e.g. due to the complexity of the request or a large number of requests).

Automated decision-making

TV TOYA Sp. z o.o. does not subject the counterparties’ data to automated decision-making, including profiling, which could have legal effects on them or significantly affect them.

Is data provision mandatory?

The necessity to collect personal data of counterparties in order to conduct settlements is required by Article 106e of the VAT Act and the Ordinance of the Minister of Finance of 3 December 2013 on the issuance of invoices extended by other information helpful in invoice handling, e.g. contact details and information on payment methods.

Data sources

TV TOYA Sp. z o.o. informs that the data of persons who have access to TV TOYA facilities are obtained from companies these persons represent.